Guidade visningar och besöksflöden under Open House Stockholm - välj din modell!
En öppen festival för alla
Open House Stockholm bygger på en enkel men viktig idé: arkitektur, stadsutveckling och stadens miljöer ska vara tillgängliga för alla. Festivalen ska vara öppen, inkluderande och enkel att ta del av, oavsett bakgrund, planeringsförmåga eller möjlighet att boka långt i förväg.
Därför strävar vi efter att minimera trösklarna för deltagande. Besökare ska i högsta möjliga mån kunna upptäcka, utforska och delta spontant under festivalhelgen. Erfarenheter från Open House-evenemang världen över visar att öppna besöksformer skapar större tillgänglighet, bredare publikgrupper och en mer levande festivalupplevelse.
Vi är medvetna om att olika besöksmål har olika förutsättningar. Säkerhetskrav, verksamhetens karaktär, lokalernas utformning eller begränsad kapacitet kan göra att besöksflöden behöver organiseras på olika sätt. För att möta dessa behov har Open House Stockholm tagit fram ett antal rekommenderade modeller för hur besök och guidade visningar kan genomföras utan krav på föranmälan.
Modellerna syftar till att:
-
göra festivalen så tillgänglig som möjligt,
-
skapa likvärdiga förutsättningar för alla besökare,
-
minska administrationen för utställare,
-
undvika tomma platser på grund av uteblivna bokningar,
-
bevara den spontanitet som är en central del av Open House-konceptet.
En viktig resurs i detta arbete är Open House Stockholms volontärer. Där det är möjligt kan volontärer bidra till att organisera köer, informera besökare, hjälpa till med gruppindelning och stödja värdar och guider på plats. Detta gör det enklare för utställaren att fokusera på innehåll och värdskap snarare än logistik.
Modeller
Passar för: Kontor, offentliga lokaler, utställningar och platser där besökare kan röra sig relativt fritt.
Upplägg
-
Besökare kommer och går under angivna öppettider.
-
Kunnig personal finns på plats för att svara på frågor.
-
Informationsskyltar, utställningsmaterial eller enklare stationer används för att förmedla innehåll.
Volontärernas roll
Volontärer kan:
-
välkomna besökare,
-
informera om festivalen och byggnaden,
-
hjälpa till med flöden och orientering,
-
svara på praktiska frågor,
-
avlasta utställarens personal vid entrén,
-
ordna kö för löpande insläpp vid behov.
Fördelar
-
Hög tillgänglighet.
-
Kräver minst administration.
-
Besökare kan komma när det passar dem.
-
Inga köer till specifika tider.
Inspiration: Reaktorhallen med öppet hus samt kunnig personal på plats som svarar på besökarnas frågor.
Modell 1 – Öppet hus
Passar för: Platser där man vill erbjuda guidning men samtidigt behålla flexibilitet.
Upplägg
-
Besökare kommer fritt under öppettiderna.
-
Korta guidningar hålls exempelvis varje hel- och halvtimme eller när en lagom mängd personer kommit till platsen.
-
Besökare ansluter på plats till nästa tillgängliga visning.
Volontärernas roll
Volontärer kan:
-
samla ihop deltagare inför varje tur,
-
informera om nästa avgångstid,
-
hjälpa till att hålla tider,
-
stötta guiden med praktiska frågor,
-
informera väntande besökare om alternativa aktiviteter i närheten.
Fördelar
-
Ingen föranmälan behövs.
-
Besökare får en tydlig guidningsupplevelse.
-
Enkelt att anpassa efter publiktryck.
-
Skapar ett naturligt flöde under dagen.
Inspiration: Grönstedtska palatset med öppet hus samt löpande minivisningar av Areim och Martin Rörby.
Modell 2 – Öppet hus med löpande minivisningar
Passar för: Byggarbetsplatser, tekniska anläggningar, bostäder eller andra miljöer där gruppstorleken behöver begränsas.
Upplägg
-
Guidade turer avgår på fasta tider.
-
Maxantal deltagare per tur anges i förväg.
-
Platser fördelas på plats enligt principen ”först till kvarn”.
Praktiskt exempel
-
Turer kl. 11.00, 12.00, 13.00 och 14.00.
-
Max 30 deltagare per tur.
-
Besökare anmäler sig vid ankomst och får plats på nästa lediga avgång.
-
Administreras t.ex genom utdelning av fysiska biljetter på plats till de olika turerna.
Volontärernas roll
Volontärer kan:
-
fördela besökare mellan olika avgångar,
-
informera om väntetider,
-
organisera köer,
-
hjälpa till med säkerhetsinformation före visningen.
Fördelar
-
Arrangören behåller kontroll över gruppstorleken.
-
Ingen administration före evenemanget.
-
Färre tomma platser.
-
Fler besökare får möjlighet att spontant delta.
Inspiration: Sergelgatan och Hötorgshus 2 med Vasakronan där biljetter delades ut på plats.
Modell 3 – Guidad visning med begränsning
Passar för: Särskilt attraktiva objekt där efterfrågan förväntas vara hög.
Upplägg
-
Besökare ställer sig i kö på plats.
-
Grupper släpps in successivt.
-
Personal eller volontärer informerar om uppskattad väntetid.
Volontärernas roll
Volontärer kan:
-
organisera köhantering,
-
informera om väntetider och avgångar,
-
hjälpa till att fylla grupper effektivt,
-
skapa en positiv upplevelse för väntande besökare,
-
hänvisa till andra Open House-objekt i närheten.
Fördelar
-
Enkel hantering.
-
Rättvis fördelning av platser.
-
Ingen föranmälan krävs.
-
Full flexibilitet för besökarna.
Inspiration: Tomteboda där besökare fick vänta i kö över en kopp kaffe och sedan delta på nästa rundvandring.
Modell 4 – Guidad visning med kö på plats
Passar för: Stadsvandringar, parker, torg, stadsutvecklingsprojekt och andra utomhusmiljöer.
Upplägg
-
Besökare ansluter vid angiven samlingsplats och tid.
-
Ingen föranmälan krävs.
-
Vandringen genomförs vid en eller flera fasta avgångstider under dagen.
-
Vid stort intresse kan flera avgångar eller parallella grupper erbjudas.
Volontärernas roll
Volontärer kan:
-
välkomna deltagare vid samlingsplatsen,
-
hjälpa till att samla gruppen före start,
-
stötta guiden med grupphantering längs vägen,
-
hjälpa till med säkerhet och orientering i trafikmiljöer.
Att tänka på vid utomhusvisningar
Ofta inga direkta begränsningar i hur många som kan delta. Om stora grupper förväntas kan upplevelsen förbättras genom att:
-
använda röstförstärkning eller portabel högtalare,
-
erbjuda flera avgångar,
-
använda flera guider parallellt.
Fördelar
-
Hög tillgänglighet och låg tröskel för deltagande.
-
Kräver ingen administration i förväg.
-
Ger möjlighet för förbipasserande att också ansluta till gruppen.
Inspiration: Stadsvandring på Södermalm med Christian Gradholt med över 100 deltagare och stort volontärsstöd.
Modell 5 – Stadsvandring/utomhusvisning
Open House Stockholm rekommenderar i första hand ovan listade modeller som bygger på spontanbesök och hantering på plats. Dessa modeller ligger närmast festivalens grundidé om öppenhet, tillgänglighet och inkludering.
Erfarenheten visar att förbokningssystem ofta leder till:
-
tomma platser på grund av uteblivna besökare,
-
ökad administration,
-
högre trösklar för deltagande,
-
minskad tillgänglighet för nya målgrupper,
-
mindre spontanitet och upptäckarglädje under festivalen.
Genom att istället använda fasta avgångstider, begränsade gruppstorlekar, köhantering på plats och stöd från volontärer kan de flesta besöksmål erbjuda en trygg och välorganiserad visning utan krav på föranmälan.
När behövs egentligen föranmälan?
Många verksamheter uttrycker initialt en önskan om förbokning eftersom de förväntar sig högt besökstryck. Erfarenheten visar dock att detta sällan är det mest effektiva sättet att hantera besöksflöden.
Ett högt förväntat besöksintresse är i sig inte ett skäl för föranmälan. I många fall kan stora besöksgrupper hanteras genom fler avgångar, flera guider, volontärstöd eller enklare tekniska hjälpmedel såsom röstförstärkning. Open House Stockholm uppmuntrar därför utställare att i första hand undersöka sådana lösningar innan förbokning övervägs.
Föranmälan och bokningssystem
Modeller som bygger på föranmälan eller bokningssystem är inte en del av Open House Stockholms ordinarie rekommendationer.
Förbokning kan endast godkännas i särskilda fall där det finns tydliga och väl motiverade skäl, exempelvis säkerhetskrav, myndighetskrav eller andra verksamhetskritiska begränsningar som inte kan hanteras genom festivalens rekommenderade modeller.
Alla önskemål om föranmälan eller bokningssystem ska därför godkännas i förväg av Open House Stockholm. Utgångspunkten är alltid att besök ska kunna genomföras utan förbokning, så att festivalen förblir öppen, tillgänglig och välkomnande för alla